1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерства і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження або створення до відправлення або передачі в архів.
1.2. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів в міністерстві розроблено відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 (із змінами).
1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства та поширююється на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (далі – ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними  нормативно-правовими актами.
1.4. У центральному апараті міністерства застосовується повна централізація діловодства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства  в  міністерстві
покладається на заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Загальне діловодство в Мінприроди здійснюється діловодною службою (за виключенням документів вищих органів влади). Документообіг та контроль за виконанням доручень вищих органів влади здійснює Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади. У структурних підрозділах міністерства ведення діловодства здійснює відповідальний за діловодство працівник, який затверджується наказом. 1.6. Загальне  керівництво  роботою діловодних служб здійснюється заступником Міністра, який в  межах наданих йому повноважень, зобов'язаний: 

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України та Верховної Ради України; 
вживати необхідних заходів щодо скорочення  службового листування;
не допускати    вимагання   від   підприємств,   установ   та організацій (далі – організацій), що належать до сфери управління міністерства,  різних   відомостей,   звітів,  зведень  та  інших даних не передбачених  нормативно-правовими  актами  документів,  якщо це  не викликано необхідністю;
забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління;
всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних  процесів, вживати  необхідних  заходів до оснащення діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання  працівників  діловодної служби міністерства та структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;
здійснювати контроль за обов'язковим  додержанням  в апараті міністерства та в організаціях,  що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію  та цією Інструкцією.
1.7. Діловодна служба розробляє обов’язкові для виконання всіма структурними підрозділами центрального апарату міністерства та організаціями, що належать до сфери його управління, проекти нормативно-правових актів з питань ведення діловодства, присвоює індекси, здійснює контроль за обов’язковим додержанням вимог Інструкції, всебічно сприяє механізації, автоматизації ділових процесів, надає структурним підрозділам організаційно-методичну допомогу в усунені виявлених недоліків.
Стан діловодства у структурних підрозділах міністерства перевіряється один раз на рік (у лютому-березні за минулий рік) комісією, затвердженою наказом Мінприроди. Про наслідки перевірки складається акт, який доводиться до відома керівника структурного підрозділу та  керівництва міністерства для вжиття відповідних заходів. 
1.8. Керівники структурних підрозділів у межах наданих їм повноважень зобов’язані:
забезпечувати дотримання працівниками підрозділу вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;
вживати необхідних заходів до скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок інформаційних зв’язків. Листування між структурними підрозділами міністерства не допускається;
постійно сприяти вдосконаленню діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення робочих місць сучасним обладнанням та локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділу щодо роботи з документами з використанням засобів оргтехніки;
ознайомлювати новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;
покладати на період відсутності працівника, відповідального за діловодство (відпустка, хвороба та ін.), ведення цієї роботи на спеціально визначену для цього посадову особу;
у разі звільнення або переходу на іншу роботу працівника, відповідального за діловодство, організовувати передачу справ, документів і реєстраційно-контрольних карток за актом призначеному на цю посаду працівникові.
1.9. Усі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах. У разі звільнення, переводу на іншу роботу, перебування у відпустці або перед відрядженням спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій посадовій особі, визначеній керівником підрозділу.

1.10. Використання працівниками міністерства службових документів і відомостей, пов’язаних з діяльністю Мінприроди, у засобах масової інформації і на телебаченні здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про інформацію» з дозволу керівництва міністерства.

Відповідальний за ведення діловодства забезпечує облік і проходження документів у встановлені терміни та забезпечує контроль стану їх виконання.
1.11. У разі звільнення працівника, а також його відпустки, відрядженні чи тривалій відсутності, всі невиконані службові документи передаються на виконання особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.
1.12. Діловодство та листування в межах України ведеться державною мовою, а за межами держави - однією з міжнародних мов.
 
 
2.     Документування управлінської діяльності
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення таких документів у міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У міністерстві визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування його діяльності.
2.3. Управлінська діяльність міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів – наказів.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних центральних органів виконавчої влади або установ, можуть прийматися спільні нормативно-правові акти.
Накази мають нормативний або організаційно-розпорядчий характер.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів  у  міністерстві є:
Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міністерством покладених на нього завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до міністерства від вищих органів державної влади, доводяться до підвідомчих організацій за формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб доведення не визначено, міністерство це питання вирішує самостійно за допомогою:
надсилання ксерокопій розпорядчих документів органів вищого рівня разом із супровідним листом;
видання самостійних розпорядчих документів (наказів), в яких викладається зміст розпорядчого документу органу вищого рівня стосовно завдань міністерства;
надсилання листів, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань для міністерства і підвідомчих йому організацій.
2.6. У всіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегії міністерства, на зборах, засіданнях, нарадах фіксується в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.
2.8. Рішення колегії міністерства провадяться в життя наказами, які доводяться до виконавців.
2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв’язків з підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, доручення (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або електронною поштою шляхом відповідної фіксації такого процесу.
 
 
 
 
 
3.     Приймання, розгляд і реєстрація документів
 
3.1. Приймання документів
3.1.1. Загальні документи, що надходять до Мінприроди, приймаються у діловодній службі. Документи, що надходять до Мінприроди з вищих органів державної влади приймаються в Секторі контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади.
Працівникам структурних підрозділів міністерства забороняється безпосередньо приймати кореспонденцію від вищих органів державної влади, підприємств, установ і організацій.
3.1.2. Діловодною службою розкриваються всі конверти за винятком тих, які мають напис “особисто”.
Під час розкриття конвертів перевіряється їх цілісність, відповідність номерів на документах і конвертах. У разі пошкодження конверта  робиться  відмітка  у  поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті та у випадках, коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта. Конверти обов’язково зберігаються до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, а також до судових, позовних заяв апеляційних і касаційних скарг, кореспонденції з правозахисних органів.
3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатам.
3.1.4. Звернення громадян, в яких не вказані прізвище, ім’я, по батькові заявника, адреса його проживання, не підписані, визнаються анонімними, реєструються та списуються до архіву міністерства і подальша робота з ними не проводиться.
 
 
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи (крім анонімних), що надійшли до міністерства, підлягають обов’язковому попередньому розгляду у діловодній службі. Попередній розгляд документів з вищих органів державної влади здійснюється Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади. Розгляд іншої кореспонденції здійснюється у діловодній службі начальником  або особою, яка її заміщає.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом міністерства або керівниками структурних підрозділів відповідно до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації документів та встановлення термінів їх виконання з наступною передачею структурним підрозділам міністерства.
3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється обов’язково у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення вищих органів державної влади, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про міністерство, положеннями про структурні підрозділи міністерства, наказом про розподіл функціональних повноважень між Міністром і його заступниками, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.
3.2.5. Міністру  відразу  після  реєстрації передаються  акти  та  доручення  Президента  України,  доручення Прем'єр-міністра України, порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".
  Міністром та його заступниками першочергово розглядаються Закони України,  акти та доручення Верховної Ради України,  Кабінету Міністрів України,  Верховної  Ради  Автономної  Республіки  Крим,  нормативно-правові акти вищих органів державної влади,  органів місцевого самоврядування,  а  також  найважливіші  документи,  які містять  інформацію  з  принципових  питань  діяльності установи і потребують вирішення керівництвом.
  Інші документи  передаються  до  структурних  підрозділів виконавцям. Якщо документи не належать до компетенції відповідного структурного підрозділу міністерства, урядового органу у системі Мінприроди, відповідальний виконавець протягом трьох днів з дня отримання такого документа (у разі терміновості - якнайшвидше) готує обґрунтовану доповідну записку з викладенням підстав для передачі документа за належністю.
 
 
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.
3.3.2. Реєстрація документів здійснюється централізовано у діловодній службі, за винятком документів, що підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах за призначенням (бухгалтерія, кадрова служба, Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади тощо). Перелік документів, що не підлягають реєстрації у діловодній службі наведено у додатку 1.
3.3.3.  Реєстрація  законів  України, актів, доручень та рішень Верховної Ради України, Президента  України,  Кабінету Міністрів України проводиться Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади.

          3.3.4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та власні рішення міністерства, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, що враховуються у функціональних структурних підрозділах. 3.3.5. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в міністерстві, так і ті, що надходять від підприємств, установ, організацій і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК (окрім тих, що надійшли електронною поштою).
3.3.6. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в міністерстві один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3.3.7. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Окремо реєструються:
закони України, акти, доручення та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України;
накази з кадрової діяльності (з особового складу);
накази міністерства з основної діяльності;
накази про надання відпусток, відрядження працівників, акти ревізій, бухгалтерські документи тощо.
3.3.8. Під час реєстрації документам надаються умовні позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах груп документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, кореспондентами, датою тощо. Складові частини реєстраційного індексу мають послідовність, викладену вище і відокремлюються одна від одної косою рискою.
3.3.9.Реєстрація документів здійснюється до їх розгляду керівництвом міністерства. Після розгляду вони передаються у діловодну службу для перенесення в ПК тексту резолюції і передачі виконавцям.
Документи можуть бути зареєстровані після розгляду відповідними посадовими особами. У такому випадку одночасно з даними про документ вноситься текст резолюції, індекс підрозділу – виконавця.
3.3.10. Для реєстрації всіх вхідних документів у міністерстві застосовується система документообігу «Мегаполіс». Для реєстрації доручень вищих органів державної влади та звернень громадян застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, наведена в додатку 2.
3.3.11. Реєстраційні картки групуються у довідкові картотеки. Ці картотеки створюються окремо на кожний календарний рік і складаються з двох частин – невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуку документів в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина – для пошуку виконаних документів з певного питання.
3.3.12. Не дозволяється приймати до виконання документи, на яких відсутній штамп реєстрації.
3.3.13. Закони України,  постанови  Верховної Ради України, акти та доручення Президента України,  рішення Кабінету  Міністрів України, доручення  Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України   а  також  інші документи, в міру  можливості, реєструються  в автоматизованому режимі  шляхом прямого  введення  з  документа встановленого обов'язкового складу реквізитів:  назва  виду  документа;  автор  (кореспондент);  дата документа;  індекс, його  короткий зміст:  резолюція  (виконавець,  зміст  доручення,  автор,  дата); відповідальний  виконавець;   термін   виконання;   позначка   про виконання  (короткий  запис  вирішення  питання,  дата  фактичного виконання  та  індекс  документа  -  відповіді). Склад реквізитів  у  разі  потреби  може   бути доповнений такими відомостями:  виконавці,  розписка виконавця про одержання  документа,  хід  виконання,   додатки   тощо.
При реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення їх на дисплей.
Пошук інформації проводиться на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Діловодна служба забезпечує можливість одержати інформацію за всіма  або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
 
 
 
4. Складання та оформлення службових документів
 
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А-3 (297х420), А-4 (210х297) та А-5 (148х210).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Службові документи оформляються на бланках міністерства.
Бланки міністерства, департаментів, самостійних управлінь та відділів виготовляються згідно з вимогами державного стандарту ДУСТ 4163/2003  (додатки 3, 4, 5, 6, 7)
Бланки документів повинні мати такі поля (мм):
ліве – 30;
верхнє  – не менше 10;
праве і нижнє – не менше 8.
Бланки виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою персонального комп’ютера.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій дозволяється оформляти не на бланках.
 У міністерстві встановлюються такі форми бланків: наказ, лист з реквізитами українською мовою.
4.1.3. Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, складається з одного питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.
4.1.4. Зміст документів повинен викладатися стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст має бути пов’язаний із змістом раніше підготовленого документа з цього питання.
4.1.5. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу, лист – прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за родом ознак. Табличні тексти найчастіше використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
4.1.6. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України складаються згідно з вимогами Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 (зі змінами).
4.1.7. Проекти нормативно-правових актів розробляються з урахуванням необхідності подальшого вдосконалення діючих актів міністерства.
Якщо з даного питання раніше видано декілька нормативно-правових актів, то слід передбачити в проекті об’єднання діючих норм з одночасною відміною раніше виданих актів.
  4.1.8. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається:
таких, що  розробляються  на  виконання  завдань,  визначених законами України,  постановами Верховної Ради України,  актами  та дорученнями   Президента  України,  Кабінету  Міністрів України -  за рішенням Міністра  на  одного  із його заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових  документів  -  на  керівників структурних підрозділів міністерства.
Відповідальність за  зміст,  рівень  підготовки  та  належне оформлення  документа,  що  візується  кількома  особами,   несуть однаковою мірою всі зазначені посадові особи.
 
 
 
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службові документи, що складаються в міністерстві, повинні мати обов’язкові реквізити і відповідний порядок їх розміщення (додаток 4, 5): найменування установи – автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, короткий зміст до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до  справи.
  Під час підготовки та оформлення документа до складу обов’язкових реквізитів може бути доповнено  інші реквізити, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. № 493 «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» та наказу Міністерства юстиції України від 12.04.05 № 34/5 "Про вдосконалення порядку державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів", заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію (додаток 8).
4.2.2. Найменування  міністерства  повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про нього. На  бланку  скорочене найменування розміщується слідом за повним.
4.2.3. Назва виду документів (наказ) зазначається друкарським або машинописним способом і повинна відповідати змісту управлінської діяльності.
4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “Про що?”, “Щодо чого?”, “Чого?” Наприклад: Протокол (чого?) засідання комісії …, Наказ (про що?) про створення…
Якщо у документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Заголовок документа розміщується з лівого боку аркуша  під датою документа.
Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.
 
 
4.3. Датування документів
4.3.1. Усі службові документи датуються.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, –  дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності:  число, місяць, рік. Наприклад:  31 березня 2009 року слід писати: 31.03.2009.
Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї цифри, то перед нею проставляється «0». Наприклад, 23 січня 2009 року слід писати: 23.01.2009. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат:  24 липня 2009 року видання (прийняття) і вступу в силу розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником , якщо в документі не вказаний інший строк вступу його в силу.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.
4.3.4. Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, в разі внесення змін і доповнень до попередніх резолюцій обов’язково проставляється дата повторного розгляду, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).
4.3.5. Дата підписання документа проставляється у лівій  верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису  ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
У разі датування спільного листа за підписом декількох виконавців дата ставиться нижче підпису.
 
 
                                             4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних і створюваних міністерством документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності кореспондентів, виконавців тощо.
4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку:
вхідних документів – порядковий реєстраційний номер, через дріб – індекс кореспондента у межах групи документів, що реєструються, індекси  виконавців. У разі необхідності зазначаються індекси з питань діяльності, індекси за номенклатурою справ;
вихідних документів – порядковий реєстраційний номер, через дріб індекс структурного підрозділу-виконавця і через тире індекс року.
Виняток складають індекси розпорядчих документів, якими є їх порядкові реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян доповнюються першою літерою прізвища автора документа.
4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 224/06-15/24 або 31/07/26.
4.4.5. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка «КД».
4.4.6. На документі, що готувався або виконувався кількома структурними підрозділами, в індексі зазначається номер підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання даного документа.
 
 
 
4.5.Погодження документів
4.5.1. З метою визначення доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності чинному законодавству і правовим актам здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як всередині міністерства (із структурними  підрозділами,  службовими  особами,  які  у  відповідності  з  їх  компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами (з підвідомчими і сторонніми організаціями).
  Внутрішнє  погодження  проектів  документів, що розробляються на  виконання завдань, визначених законами  України,  постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету  Міністрів України проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем.  Проекти  таких  документів  розглядаються  керівником установи  невідкладно.
  Зовнішнє погодження   проектів  зазначених  документів проводиться  у строк визначений їх розробниками.
Проекти документів, підготовлені структурними підрозділами міністерства, погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питання, що порушене в проекті.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування.
У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Начальник контрольно-ревізійного управління
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
         Під час підготовки документів обов’язково необхідне погодження співвиконавців.
         Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
         Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в міністерстві (з обов’язковим розшифруванням підпису).
4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:
                   Директор юридичного департаменту
                   Підпис (Ініціали, прізвище)
                   Зауваження і пропозиції додаються
           Дата
Про зауваження обов’язково  доповідається особі, яка підписує документ.
4.5.4. Проекти нормативно-правових актів міністерства обов’язково перевіряються юридичною службою на відповідність їх законодавству і погоджується ними.
4.5.5.Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “Погоджено”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали і прізвище та дату погодження, наприклад:
                   ПОГОДЖЕНО
                   Міністр охорони навколишнього
                   природного середовища України
                   (підпис) (ініціали, прізвище)
           дата
Проекти нормативно-правових актів міністерства перевіряються юридичною службою на відповідність їх законодавству і візуються його керівником, або особою, яка виконує його обов’язки, на другому примірнику на лицьовому боці проекту акта.
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження здійснюється  колегіальним органом,  гриф погодження оформляється таким чином:
                   ПОГОДЖЕНО
                   Протокол засідання
                   (найменування колегіального органу)
                   Дата,          №
4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
                   Аркуш погодження додається
                   Аркуш погодження оформляється за такою формою:
 
         Аркуш погодження
         Назва документа
         Найменування посади               Найменування посади
         (Підпис) (Ініціали, прізвище)             (Підпис) (Ініціали, прізвище)
  Дата                                            Дата
 
 
 
4.6. Засвідчення документів
4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
4.6.2. Документи, що надсилаються на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також накази міністерства підписуються Міністром, а у разі його відсутності – особою, на яку покладено виконання обов’язків відповідно до наказу.
Інша кореспонденція підписується заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень.
4.6.3. Документи, що надсилаються на адресу підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Мінприроди, підписуються Міністром та його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.
Документи, що надсилаються за кордон, в залежності від їх адресату і змісту, підписуються Міністром чи його заступниками.
Підписання керівниками структурних підрозділів міністерства нормативних актів не допускається. Документи підписуються посадовими особами міністерства відповідно до їх компетенції, яка визначається наказом про розподіл функціональних повноважень між Міністром і його заступниками.
4.6.4. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку і скорочене – на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:
Міністр охорони навколишнього
природного середовища України   (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Міністр                                              (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.5 У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня підписуються всі примірники.
4.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком центральним органам виконавчої влади, організаціям, що належать до сфери управління міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справах міністерства, а на місця розсилаються копії.
4.6.7. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписи проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади.
Наприклад:
Перший заступник Міністра (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер               (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.8. Якщо підписується документ кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Міністр охорони навколишнього
природного середовища України 
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
 
Міністр освіти та науки  України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:
Голова комісії        (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Секретар комісії     (Підпис) (Ініціали, прізвище)
4.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад:  «в.о.», «заст.»).
Не допускається підписування документи з прийменником “за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено у додатку 9.
4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Розпорядчий документ видається у тому випадку, коли ведення затверджуючого документа потребує додаткових приписів і роз’яснень.
Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом міністерства.
Грифи затвердження розташовуються у правому верхньому кутку першого аркуша документа і оформляються належним чином.
4.6.13. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
 
 
 
           ЗАТВЕРДЖУЮ
           Міністр охорони навколишнього
           природного середовища України
           (Підпис) (Ініціали, прізвище)
           Дата
4.6.14. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:                      
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Мінприроди
від 10.09.2009 № 467
4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.
4.6.16. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб,  фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться на положеннях (статутах) установ, підприємств і організацій, договорах, посвідченнях, довіреностях.
4.6.17. Право підпису і перелік документів, які  необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається окремим наказом міністерства.
Печатка, яка відтворює найменування міністерства або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи (наприклад: Міністерство юстиції України), а також на посвідченнях про відрядження осіб, які прибули до Міністерства, на підписи керівників структурних підрозділів, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання тощо.
Печатка кадрової служби проставляється на витягах з наказів, довідках з місця роботи, копіях трудових книжок тощо.
Відбиток печатки повинен захопити останні кілька літер найменування посади і початок особистого підпису посадової особи, яка підписала документ. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено в додатку 10.
 
 
4.7. Адресування документів

        4.7.1. Документи   адресуються   установі,   її   структурним підрозділам  або  конкретній  посадовій особі.  У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу  без  зазначення посадової  особи  їх  найменування подаються у називному відмінку,  наприклад:                                          

Міністерство юстиції  України  
Міністерство охорони здоров'я України


     Якщо документ  надсилається  посадовій  особі,   найменування установи  зазначається  у називному відмінку,  а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

                                     Міністерство промислової політики України
                                     Начальнику фінансового управління
                                     (Прізвище, ініціали)
 
            У разі  адресування  документа  керівнику  установи  або його заступнику найменування установи входить  до  складу  найменування посади адресата, наприклад:
 
                                      Голові Державного комітету
                                     архівів України
                                     (Прізвище, ініціали)
            У разі потреби в реквізиті «Адреса» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

            Якщо документ адресується декільком організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад: 

 
                                     Генеральним директорам 
                                     виробничих об'єднань, 
                                     директорам підприємств 
                                     і керівникам організацій 
        Документ не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів.  Слово "копія" перед зазначенням другого,  третього, четвертого адресатів не ставиться.  У  разі  надсилання  документа  більш  як  чотирьом адресатам  складається  список  на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
            4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса.  Порядок і форма  запису  відомостей  про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком. 
     Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одному кореспонденту, наприклад; 
                                     Редакція журналу 
                                     "Архіви України" 
                                     вул. Солом'янська, 24 
                                     Київ-110, МСП,  252110
     У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова  адреса,  а  потім  прізвище   та   ініціали   одержувача, наприклад: 
                                    (Прізвище, ініціали) 
                                     Київське шосе, 67, кв. 4 
                                     м. Миколаїв-25, 07025

            4.7.3. У разі надсилання  документа  органам  законодавчої  і виконавчої  влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

 
 
 
4.8. Резолюція
            4.8.1. Резолюція   -   це   напис   на  документі,  зроблений Міністром обо його заступниками, керівниками структурних підрозділів міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.
            4.8.2. Резолюція  складається  з  таких  елементів:  прізвище виконавця   (виконавців),   зміст   доручення,  термін  виконання, особистий підпис керівника,  дата.  У  разі  коли  доручення  дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні  першою,  якщо  в  документі  не  обумовлено  інше.  Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
            4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок,  у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
     4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо  на  окремих  аркушах або спеціальних бланках, або на документі, нижче  реквізиту "Адресат",  паралельно до основного тексту.  Якщо місця для резолюції недостатньо,  її можна проставляти на вільному від  тексту  місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа,  але не на полі документа,  призначеному для  підшивки.
 
 
 

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів 

            4.9.1.  Контроль  за  виконанням завдань, визначених законами України,  постановами  Верховної  Ради України,  актами Президента України,  рішеннями  Кабінету  Міністрів  України  та  дорученнями Прем'єр-міністра   України, Кабінету Міністрів України здійснюється  згідно  з  орієнтовними графіками,  які  розробляються  керівником  Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади і подаються на затвердження керівникові установи разом із зазначеними документами. 
            Строк підготовки   проектів   документів    визначається    з урахуванням того,  що: 
            проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно  актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до міністерства, подаються до Кабінету Міністрів України у строк визначений Кабінетом Міністрів України;
            датою виконання завдань, визначених законами України,  постановами Верховної Ради  України,  актами та дорученнями Президента України,  рішеннями  Кабінету  Міністрів  України  та  дорученнями Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України,  вважається день реєстрації вихідних документів.
            4.9.2. Під час проходження документа в міністерстві обов'язково робляться такі помітки: 
            про надходження  (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа  (скорочене  найменування  міністерства, дата надходження документа, індекс документа;  на документах, що не підлягають реєстрації, індекс не проставляється);
            про взяття  документа  на  контроль – на лівому  полі першого аркуша документа (на рівні заголовка  до  тексту)  пишеться  слово "Контроль" або літера "К"; 
            про виконання  документа  і  направлення  його до справи – на 
 нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про 
 виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і 
 номер справи,  в якій документ буде зберігатися,  дата направлення 
 документа до справи, посада і підпис виконавця), наприклад:
До справи № 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 06.07.2009
(Посада, ініціали, прізвище)
            Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена.
            4.9.3. Кожний   документ   повинен    мати    відмітку    про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону,  які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад: 
     Петренко 277 12 64

 

 
4.10. Оформлення копій документів

            4.10.1. Копія  документа  виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу.  

            Засвідчуються копії лише тих документів, які створюються  в  міністерстві. 
            Під час  вирішення  питань  про прийняття громадян на роботу,  засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під  час  формування  особових  справ  працівників  міністерство  може виготовляти копії документів,  виданих  іншими  установами  (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). 
            4.10.2. Копія   документа  виготовляється  машинописним способами або засобами  оперативної  поліграфії.  Під час  виготовлення  копії машинописним способами текст документа відтворюється повністю,  включаючи  елементи  бланка,  і засвідчується    підписом   посадової   особи,   яка   підтверджує відповідність копії оригіналу.  
            Відмітка "Копія"  зазначається  у  верхній   правій   частині лицьового боку першого аркуша документа. 
            Напис про   засвідчення   документа   складається   із  слова "Згідно",  найменування  посади,  особистого  підпису  особи,  яка засвідчує копію,  її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад: 
Згідно
Провідний спеціаліст
відділу контролю                        (Підпис)  (Ініціали, прізвище)
Дата
            4.10.3. На копіях документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.
            На копіях документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

 

 
 
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа, перед підписом. Назва додатка у тексті повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, які затверджуються або вводяться в дію відповідними розпорядчими  документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
-додатки, які є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. Сторінки додатка нумеруються окремо.
У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад: 
«Розробити і подати на затвердження комплексний план заходів за формою, зазначеною у додатку 1».
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу Мінприроди
від 15.09.2009     № 456
         Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо позначаються грифом:
                   Додаток
                   до пункту 3.2 Інструкції з
                   діловодства в Міністерстві
                   охорони навколишнього
                   природного середовища України
         У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровими позначеннями не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо, що затверджуються розпорядчим документом, візуються керівником структурного підрозділу, який є розробником документа на лицьовому боці останнього аркуша.
Наприклад:
Директор Департаменту
екологічної безпеки                  (Підпис)   (Ініціали, прізвище)
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
якщо  документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток:  на 5 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки:  1. Штатний розклад ……. на 4 арк. у 3 прим.
         2. Кошторис витрат …….. на 3 арк. у 3 прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформлюється таким чином:
Додаток:  висновок комісії від 31.01.2009 № 9 і додаток до нього, всього на        21 арк. у 2 прим.;
якщо додатки зброшуровані (книга, журнал), кількість аркушів не зазначається;
якщо є велика кількість додатків, на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток:  відповідно до опису на 45 арк.;
якщо додаток направляється не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляється за формою:
Додаток:  на 5 арк. у 2 прим.  на першу адресу.
 
 
 
4.12. Вимоги до документів, що створюються в міністерстві.
         4.12.1. У структурних підрозділах  міністерства готуються тільки службові документи.
         4.12.2. Текст документів, набраних на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 – через один міжрядковий інтервал.
         Тексти документів, що готуються до видання або для доповіді, друкуються через два міжрядкових інтервали.
         4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатка», «Гриф погодження», відокремлюються один від одного двома міжрядковими інтервалами, наприклад:
 
 
                   ПОГОДЖЕНО
                   1,5
                   Міністр охорони навколишнього
                   природного середовища України
        
                   (Підпис) (Ініціали, прізвище)
                   1,5
                   Дата
                   4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного                   2-3 міжрядковими інтервалами.
         4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
         4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
         4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів –           28 знаків.
         Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
         4.12.8. Під час друкування документів на комп’ютері використовують вісім стандартних положень табулятора:
         0 від межі лівого поля для реквізитів «Заголовок до тексту», «Текс» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатка», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ».
         1 після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті;
         2 після 16 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;
         3 після 24 друкарських знаків – для складання таблиць і трафаретних текстів;
         4 після 32 друкарських знаків – для реквізиту "Адресат";
         5 після 40 друкарських  знаків  – для  реквізитів  "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
         6 після 48 друкарських знаків –  для  розшифровки  підпису  в реквізиті "Підпис";
         7 після  56  друкарських  знаків  –  для  складання таблиць і трафаретних  текстів,   а   також   для   кодів   за   Українським класифікатором  підприємств  і  організацій  (УКПО)  і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
        4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх  розміщують  на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
       4.12.10. Якщо у тексті  документа  йдеться  про  додатки  або виділене  в  самостійний  абзац  посилання  на  документ,  що став підставою  для  його  видання,  слова   "Додаток"   і   "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.
       4.12.11. Під час оформлення документів на  кількох  і  більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
      Номери сторінок  повинні  проставлятись  посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та  розділових знаків.
 
 
4.13. Розмноження документів
       4.13.1. Порядок     розмноження      документів      засобами розмножувальної   техніки   визначається  заступником Міністра,  а необхідність  розмноження   окремих   документів   –   керівниками структурних підрозділів.
      4.13.2. Розмноження  невеликих  за  обсягом  документів  може здійснюватись  безпосередньо  у структурних підрозділах  за   допомогою   засобів оргтехніки.
      4.13.3. Розмноження  великих  за обсягом – документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (копіювальне бюро) за такими правилами:
      для виконання   розмножувальних   робіт  виконавець  заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 11);
     документи на  розмноження  передаються  у копіювальне бюро разом  із  замовленням.  При  цьому  замовленню  надається  номер, зазначається  дата його передачі,  встановлюється термін виконання замовлення;
     замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку  роботи копіювального бюро. Під час одержання розмноженого документа особа,  яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
     оригінали документів   після   виготовлення   з   них   копії повертаються за належністю.
        
 
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії
Засідання Колегії проводяться відповідно до затвердженого плану роботи та згідно з Положенням про колегію Міністерства охорони навколишнього природного середовища України.
 
 
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюється відповідно до плану роботи міністерства з урахуванням асигнувань та кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім’я  Міністра або профільного  заступника визначає: куди, на який термін і з якою метою необхідно відрядити працівника.
Проект наказу та посвідчення про відрядження подається на підпис Міністрові або профільному заступнику, як правило, за три доби до початку відрядження.
Наказ і посвідчення про відрядження підписує Міністр або профільний заступник. Відрядження за кордон здійснюються лише з дозволу Міністра, а в разі його відсутності – особи, яка виконує його обов’язки.
Реєстрація службових відряджень здійснюється у діловодній службі. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 12).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і разом із звітом про відрядження подає авансовий звіт за встановленою формою.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує звіт про відрядження та авансовий звіт, який здається до бухгалтерії міністерства.
 
 
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи обробляються і відправляються централізовано діловодною службою в день її одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у діловодній службі.
Після реєстрації комплект документів повертається до структурного підрозділу, що його підготував для зняття копій, формування комплектів для відправки та зняття з контролю.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
відповідність бланка вимогам державного стандарту;
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
зазначення адреси кореспондента;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на копіях документів, що залишаються в структурному підрозділі, що виконував документ.
наявність на документі відміток про додатки;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першого аркуша проставляється штамп “Підлягає поверненню”.
5.4. Документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну і повну поштову адресу.
5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).
5.7. Документи, що доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.
Оригінали  наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в міністерстві. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
5.8. Вихідні документи реєструються в єдиному журналі. В журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, короткий зміст документа, найменування структурного підрозділу, виконавець вихідного документа, хто підписав документ, куди надіслано документ.
5.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до діловодної служби не пізніше 16 години, а в п’ятницю і передсвяткові дні – до 15.45.
 
 
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок здійснення контролю за виконанням документів
6.1.1.  Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов’язковий контроль встановлюється за виконанням:
- Законів України та Постанов Верховної Ради України;
-  доручень комітетів Верховної Ради України;
- Указів, розпоряджень і доручень Президента України;
- постанов, розпоряджень, доручень, протоколів засідань Кабінету Міністрів України;
 - запитів і звернень народних депутатів  України;
 - листів, пропозицій, звернень і скарг громадян;
- власних рішень міністерства.
6.1.3. Відповідальність за своєчасне виконання документів і доручень покладається на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців.
Відповідальність за невиконання документа несуть особи, визначені наказом міністерства та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у  резолюції зазначений першим, якщо в резолюції не обумовлено інше.
6.1.4. Організацію контролю за виконанням  завдань, визначених законами України,  постановами Верховної Ради  України, актами та дорученнями Президента  України,  рішеннями  Кабінету Міністрів  України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює  один з перших заступників або заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль  за  виконанням  документів  покладається на Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади.
6.1.5. Керівники структурних підрозділів міністерства призначають відповідальних працівників, на яких покладається безпосередній контроль за виконанням документів в підрозділах.
6.1.6 Контроль за виконанням документів вищих органів здійснює Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади за допомогою електронної системи документообігу “Мегаполіс”.
 
 
6.2. Терміни виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 13).
6.2.2. У разі коли строк виконання у документі не зазначено,
відповідальна за виконання установа самостійно  визначає  строк  і
порядок виконання виходячи з цілей та складності завдання,  про що
повідомляє співвиконавцям.
6.2.3. Міністр особисто (відразу після реєстрації документа) розглядає і встановлює термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України.       
6.2.4. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У  разі  коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання установи  визначає  можливий  новий  строк,  про  що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням  відповідного обґрунтування  органу  чи  посадовій  особі,  які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.
  Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань,
визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента
України,  що  надіслані  Кабінетом  Міністрів  України,  подається
Секретаріату   Кабінету   Міністрів   України   відповідальною  за
виконання установою разом з проектом листа відповідно  керівникові
апарату  Верховної  Ради  України чи Главі Секретаріату Президента
України за сім днів до закінчення встановленого строку.
6.2.5. Доопрацювання   проектів  документів,  повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у  5-денний строк після підписання відповідного доручення,  якщо у дорученні не зазначено інше.
 
 
6.3. Організація контролю виконання
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль,  розробку планів контролю програмних документів, що охоплюють тривалий час, передбачають поетапне виконання та мають декілька співвиконавців,  формування картотеки контрольованих документів;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії;
 - зняття документів з контролю;
  - формування картотеки виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів контрольної групи здійснюється за допомогою автоматизованої системи “Мегаполіс” та на реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті на контроль.  Одночасно на документі, що підлягає контролю на лівому полі першого аркушу проставляється штамп “Контроль” або буква “К”, після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується до контрольної картотеки.
6.3.3. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запису або під час перевірки структурного підрозділу – виконавця вносяться до графи “Контрольні відмітки” реєстраційної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.
6.3.4. Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади, за допомогою автоматизованої системи “Мегаполіс”, періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади.
6.3.5. Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади забезпечує контроль, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів вищих органів влади. У діловодній службі здійснюється контроль за зверненнями громадян. Контроль за виконанням особистих рішень керівництва здійснюється безпосередніми виконавцями. Про результати перевірки в структурних підрозділах стану виконавської дисципліни заступник Міністра, що відповідає за цей напрямок роботи міністерства, або особа яку він визначає відповідальною, доповідає на колегії двічі на рік.
Завідувач Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади у разі потреби інформує Міністра, заступників Міністра про всі факти затримки виконання документів; про документи, термін виконання яких вже надійшов, доповідає негайно;  готує довідки про стан виконання документів контрольної групи для розгляду на апаратній нараді щотижня.
6.3.6. Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади  щоп’ятниці подає в структурні підрозділи міністерства перелік документів, які підлягають виконанню  наступного тижня, а керівникам структурних підрозділів – перелік документів, які не були виконані в установлений термін (додаток 14, 15, 16).
6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може  та посадова особа, яка поставила його на контроль.
 
 
 

 

6.4. Підготовка власних рішень (наказів) міністерства

6.4.1. Накази міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії міністерства, а також за дорученнями керівництва міністерства або за ініціативою структурних підрозділів з найважливіших питань діяльності міністерства (додаток 17).
6.4.2. Структурний підрозділ, якому доручено підготувати проект наказу, здійснює його комплексну підготовку, яка включає:
розгляд питань, забезпечення встановлення конкретних завдань, виконавців і термінів виконання;
погодження проектів документів із заінтересованими структурними підрозділами міністерства, а при необхідності – з іншими установами.
6.4.3. Проект наказу повинен бути завізований на окремому аркуші (аркуш погодження) заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень (нормативного характеру – обов’язково першим заступником Міністра відповідно до розподілу обов’язків), керівниками заінтересованих структурних підрозділів міністерства, керівником діловодної служби.
Візування проектів наказів міністерства здійснюється керівниками структурних підрозділів протягом одного дня.
При наявності зауважень до проекту наказу проект візується з висновками, зміст яких стисло викладається на окремому аркуші.
6.4.4. Додатки до проектів наказів підписуються або візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готують.
6.4.5. Підписані накази з додатками реєструється у діловодній службі та  передаються безпосереднім виконавцям для доведення всім заінтересованим, які після опрацювання протягом 10 днів повертаються до діловодної служби з реєстрами розсилки. Датою видання наказу є дата його підписання та реєстрації.
Нумерація наказів здійснюється за допомогою порядкових номерів у межах календарного року.
6.4.6. Проекти наказів, складені разом з кількома організаціями, друкуються не на бланках міністерства. Над заголовком до тексту таких наказів зазначаються повні найменування цих організацій, підписи керівників розміщуються на останньому аркуші на одному рівні. Керівники підписують таку кількість примірників, щоб кожна організація, міністерство, інший центральний орган виконавчої влади мали оригінальний підписаний примірник наказу з печаткою.
 
 
7. Складання номенклатури і формування справ
7.1. Складання номенклатури справ
7.1.1. Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

       7.1.2. Номенклатура  справ є обов'язковим для кожної установи документом,  який складається  для  створення  в  установі  єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. 

     7.1.3. Існує  три  види  номенклатур справ:  типова,  примірна та індивідуальна. В міністерстві застосовується індивідуальна номенклатура справ, яка, як правило складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
     7.1.4. Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення документів і аналізу діяльності міністерства і кожного його структурного підрозділу.
            При цьому користуються Положеннями про міністерство і його структурні підрозділи, штатним розписом, номенклатурою та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, класифікаторами, відомчими і типовими переліками з зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуються план роботи міністерства на рік, на який складається номенклатура тощо.  
     7.1.5. Номенклатура     справ    складаються  структурними підрозділами міністерства і затверджуються їх керівниками із залученням працівників підрозділу та особи, яка відповідає за діловодство.
      7.1.6. Номенклатура  справ  структурного підрозділу міністерства складається у трьох примірниках,  на кожному  з  яких  обов'язково заповнюються   грифи   погодження   з   експертною  комісією  (ЕК) і завідуючим архівом міністерства:
     перший примірник – зберігається у структурному підрозділі; 
     другий примірник - передається у Діловодна служба; 
     третій примірник - використовується для  формування  справ  і пошуків потрібного документа.
       Номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково погоджується із завідуючим архівом міністерства і підписується керівником структурного підрозділу (додаток 18). 
            7.1.7. Номенклатури  справ  структурних підрозділів після їх розгляду  й  аналізу  зводяться  Відділом документального забезпечення та роботи із зверненнями громадян  в  єдину   (зведену) номенклатуру справ міністерства.
      Зведена номенклатура справ складена за структурним принципом підписується завідуючим архівом, який несе відповідальність за своєчасність та якість її складання і правильність оформлення.
            Підприємства, установи та організації,   які   належать   до  сфери  управління міністерства,  складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ міністерства.
        7.1.8. Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року (не пізніше листопада–грудня) і після її обов’язкового погодження з ЕК міністерства і експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України (далі - (ЕПК ЦДАВО України) та затвердженням керівництвом міністерства, вводиться в дію з початку нового календарного року (додаток 18а).
        7.1.9. Зведена номенклатура справ складається у 4-х примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з архівним органом. Примірники номенклатури розподіляються так:
     перший примірник – зберігається у справі Відділу документального забезпечення та роботи із зверненнями громадян; 
     другий примірник – передається в архів міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах; 
     третій примірник – надсилається до ЦДАВО, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;
     четвертий примірник – розподіляється за розділами між всіма структурними підрозділами для практичної роботи.
      7.1.10.  Зведена номенклатура справ, так як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку, не пізніше листопада-грудня, переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.
        Вона підлягає перескладанню та повторному перезатвердженню у разі змін у структурі, функціях роботи міністерства, або один раз на п’ять років.
            Якщо таких змін не було, то про це повідомляється архівний орган, з яким було погоджено номенклатуру, вона передруковується і вводиться в дію з 1 січня наступного року.
        7.1.11. У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по Міністерству, повинні включатися всі без винятку справи і документи, що створюються в діяльності Міністерства. 
        У номенклатуру включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли  від інших установ для їх продовження, та всі довідкові контрольні картотеки до документів.
        Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питань. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.
            Справи громадських організацій розміщуються в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів.
         7.1.12. У номенклатуру справ не включаються збірники законодавчих актів та рішень Уряду України, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.
          7.1.13. Розділами номенклатури справ міністерства є назви структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщується відповідно до затвердженої структури міністерства або штатного розпису.
          Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. Уразі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т.1, т.2 тощо.
         7.1.14. Найменування у номенклатурі повинні у стислій формі конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у цих справах. Основною частиною найменування (заголовка) справи є виклад питання (предмету), з якого вона заводиться.
         7.1.15. Всім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення – індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.
          7.1.16. Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно проставляються відмітки про заведення, передачу справ в інші установи для провадження. Ці відмітки слід робити у графі «Примітки».
          7.1.17. Після закінчення діловдного року номенклатура справ закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується завідуючим архівом.
 

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних  документів,  документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи міністерства, документи постійного і тимчасового термінів зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу.
По закінченні року або перед переданням справи в архів міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи, згідно з номенклатурою: 
в одній справі – документи постійного, в іншій – документи тимчасового термінів зберігання;
- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи, в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов’язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в діючу номенклатуру;
- документи створені за допомогою ПК, групувати у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки) і міцно підшита у швидкозшивач;
- справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять бухгалтерські документи підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками чи дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо положення, інструкції затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.
Накази з основної діяльності, накази з особового складу і накази про відрядження групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідань Колегії групуються у дві справи:
- рішення і документи до них (доповіді) довідки та ін.;
- документи з організації засідання (порядок денний, проекти та довідки з питань, тощо).
- рішення групуються в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів;  всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.
Справи формуються і зберігаються у секретаря колегії протягом 3 років.
7.2.6. Доручення вищих органів влади і документи, пов’язані з їх виконанням, формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом – запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження.
7.2.10. Особові рахунки робітників і службовців та інші подібні документи систематизуються в межах року, за алфавітом прізвищ.
 
 
7.3.  Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі в архів міністерства зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщуються у відповідності з номенклатурою справ. На обкладинках справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. Зберігання справ у структурних підрозділах забезпечується керівниками структурних підрозділів і співробітниками, відповідальними за діловодство.
7.3.3. Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повна схоронність документів.
7.3.4. Видача справ у тимчасове користування за межі міністерства проводиться за дозволом Міністра або його заступників. На видану справу заводиться картка – замісник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для розписів в одержанні і прийомі справи.
7.3.5. Вилучення документів із справ постійного терміну зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається тільки з дозволу Міністра з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
 
 

7.4. Видача документів у тимчасове користування за межі міністерства 

          7.4.1.Документи з міністерства  видаються в тимчасове користування:
     працівникам структурних  підрозділів міністерства, іншим установам. 
         7.4.2.  Документи міністерства видаються для користування поза його межами,  як правило,  на строк, що не перевищує одного місяця.
         Судово-слідчим органам  справи  можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.
       7.4.3. Видавання  справ  з  міністерства  в  тимчасове користування іншим установам оформляється актами (додаток 19) і реєструється  в окремій  книзі.
      7.4.4. Кожна  справа,  що  видається  з міністерства,  повинна мати аркуш користування документами  (додаток 20).  На  місце  виданої справи вміщується  картка-замінник справи (додаток 21).
      7.4.5. Акти  про  видавання  справ  у  тимчасове користування іншим установам складаються у  двох  примірниках,  перший  з  яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.
     Акт підписується  керівниками  установ,   що   передають   та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.
     Після повернення справ у  кожному  примірнику  акта  робиться 
 відповідний запис.
       7.4.6. Перед видаванням справ з міністерства та після їх повернення проводиться  поаркушне  перевіряння  кожної  справи  в присутності представників установ, що передають та одержують справи.
       7.4.7. Вилучення  справ  з  міністерства  або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам забороняється.

     В окремих  випадках  на  постанову   судово-слідчих органів   у   зв'язку   зі  справами,  що  перебувають  у  їхньому провадженні,  міністерство  за  письмовою  вказівкою  керівництва Міністерства здійснює   вилучення   оригіналів  необхідних  справ  або  окремих документів.  Про  вилучення  оригіналів   справ   або   документів складається  акт  у  двох  примірниках (додаток 22),  перший з яких залишається  в   міністерстві,   а   другий   передається   відповідному судово-слідчому органу.  Зі справ або документів,  що вилучаються, знімаються копії.

 
 
 
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання повинні структурними підрозділами, у яких вони знаходились на виконанні, здаватися в архів міністерства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з Міністром.
8.2. Підготовка документів до наступного зберігання проводиться в структурному підрозділі, що відповідав за їх виконання, та використання, і включає такі види робіт:
- експертиза цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передача справ до архіву міністерства і забезпечення схоронності документів.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів та відбору їх на державне зберігання.
8.4. Для організації і проведення експертизи цінності документів створюється постійно діюча експертна комісія (далі – ЕК).
8.5. Експертиза цінності документів щорічно проводиться на підставі номенклатур справ і Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41 та зареєстрованого в Мін’юсті 17.09.1998 за № 576/3016. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період; акти про виділення документів і справ для знищення, що не відносяться до національного архівного фонду (далі – НАФ), розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами  справ.  При передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються Міністром, після погодження описів справ постійного терміну зберігання Експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) Центрального державного архіву (додаток 23).
8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення, зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу міністерства господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.8. Документи міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого терміну зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону (або швидкозшивач), нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; засвідчувального напису справи (№ розділу опису); оформлення обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового зберігання сформовані у справи не підшиваються, а  аркуші  нумеруються і проводиться уточнення елементів оформлення обкладинки.
8.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться запис: 
«є документи за _______  роки».
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). При позначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
8.15. На обкладинці проставляється номер справи по опису і, за погодженням з архівом, номер опису і фонду.
8.16. У разі зміни назви міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання робляться чітко, чорними, світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу (додатки 25, 26, 27, 28).
8.19. Описи справ, зазначених у пункті 8.18. цієї Інструкції категорій як міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 29).
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі спеціаліста, відповідального за постановку архівної справи.
8.21. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватись таких правил:
- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії  документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з  особового складу структурного підрозділу № 19, що значаться за номенклатурою  справ і заведені у 2002 році, будуть мати номери:  19 П-2002;           19 Т-2002; 19 о/С-2002;
- графи опису заповнюються згідно з відомостями, внесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберігання повинен мати додаткову графу “Термін зберігання, стаття за переліком”;
- графа опису “Примітка” використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам міністерства, про наявність копій тощо;
- систематизація справ структурного підрозділу, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і міністерства в цілому;
- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і міністерства в цілому;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
- при внесенні до опису підряд справ з однаковим заголовком пишеться повністю лише заголовок першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи  з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.22. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
В кінці опису робиться підсумковий запис,  де зазначається (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, діловодством,  зазначається: «Документи з даного питання див. також у розділі  за ______ рік, № _______».
8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
8.24. Опис справ структурного підрозділу міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.
8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ міністерства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО України.
8.26. Зведений опис справ постійного зберігання міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК ЦДАВО України. Для схвалення до ЕПК ЦДАВО України надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у ЦДАВО України, а решта повертається до міністерства. Відповідно до затверджених описів міністерство зобов’язане передавати свої справи до ЦДАВО України на державне зберігання у встановлені терміни.
8.27. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються в двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого зберігання на затвердження до ЦДАВО України не надсилаються.
Описи справ з особового складу складаються за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічного порядку складання опису справ постійного зберігання.
Опис справ є першим обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.
Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов’язана з надходженням, вибуттям, об’єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису, наприклад:
 
 
1. «Справи з № 100 до 150 вибули в зв’язку з передаванням до Державного архіву Волинської області. Акт № 2 від 16.09.2007».
2. «До опису включено справу під № 197-а. Акт №1 від 17.11.2007».
3. Справу № 135 розформовано під час підготовки документів до передавання на постійне зберігання. Документи справи № 135 частково включені у справу 169. Акт № 1 від 26.05.2009».
Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі «Примітка» проти кожної справи, що вибула робиться позначка «вибула».
Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.
8.28.  Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи  передаються в архів міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві.
Передавання справ в архів міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим Міністром.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
8.29. Прийом (передача) кожної справи проводиться спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи, в присутності працівника діловодної служби лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. В кінці кожного примірника опису спеціаліст, відповідальний за  постановку архівної справи,  розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві.
8.30. Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видання справ з архівосховища (додаток 30) та актами про видання справ у тимчасове користування (додаток 19).
8.31. Справи передаються до архіву міністерства зв’язаними належним чином.
8.32. Схоронність документів в міністерстві забезпечується наявністю архівного підрозділу згідно із Законом України “Про національний архівний фонд і архівні установи”.
 
 
 
 
 
9. Функції діловодної служби
9.1. Робота діловодної служби міністерства регламентується положенням про неї, яке відповідно затверджується Міністром.
9.2. Діяльність працівників діловодної служби міністерства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців.
9.3. Основним завдання діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
9.4. Відповідно до основного завдання діловодної служби:
розробляє проект інструкції з діловодства;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності міністерства та підвідомчих установ, що належать до сфери його управління, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами в міністерстві та  підприємствах, установах та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах міністерства;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених законодавством.
 
 
10. Механізація і автоматизація діловодних процесів
 10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в міністерстві, засобом підвищення продуктивності праці.
10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
10.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
10.4. Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
10.6. З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх в єдину систему.
10.8. Під час впровадження нових технологій роботи з документам необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту.

 

 

 

 

 

10.9. Начальник діловодної служби несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.